POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Marco de protección de datos personales de la organización

Razón social AVATAR TECHNOLOGY S.A.S.
NIT 901263115-5
Domicilio / dirección Calle 57 # 46 – 103
Teléfono 3014280329
Correo de privacidad sistemas@avatar.com.co

Versión 1.0 · Fecha de adopción: agosto de 2026

AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. | Política de Tratamiento de Datos Personales

Documento institucional · Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias aplicables

Control del documento
Código PDP-001
Versión 1.0
Fecha de entrada en vigencia Agosto de 2026
Responsable de administración Área designada por AVATAR TECHNOLOGY
S.A.S. para protección de datos / sistemas

Canal de atención

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3014280329
Calle 57 # 46 – 103

1. Objeto
   La presente Política establece los lineamientos de AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. para la recolección,
   almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión y, en
   general, cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, en cumplimiento de la
   Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y las normas que la reglamenten,
   modifiquen, adicionen o sustituyan.
   Su propósito es garantizar el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la
   información que se haya recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, así como los demás
   derechos, libertades y garantías constitucionales aplicables al tratamiento de información personal.
2. Alcance
   Esta Política aplica a las bases de datos y archivos que contengan datos personales sometidos a
   tratamiento por AVATAR TECHNOLOGY S.A.S., cuando la compañía actúe como Responsable del
   Tratamiento, y sirve además como marco de actuación cuando la compañía opere como Encargado del
   Tratamiento por cuenta de terceros.
   Comprende, según corresponda, información de trabajadores, extrabajadores, aspirantes, contratistas,
   proveedores, clientes, prospectos, representantes de clientes, aliados, visitantes, usuarios de sitios web
   y aplicaciones, participantes en actividades comerciales o de soporte, y demás titulares cuyos datos
   sean tratados legítimamente por la compañía.
3. Identificación del Responsable del Tratamiento
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Para asuntos relacionados con protección de datos personales, los titulares podrán utilizar los canales
indicados en esta Política. AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. podrá designar internamente un área o
persona responsable de gestionar las solicitudes, sin que ello modifique su calidad de Responsable
cuando legalmente le corresponda.

4. Marco normativo
   Esta Política se interpreta y aplica conforme al régimen colombiano de protección de datos personales,
   en especial:
    Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, relativo al derecho a la intimidad, al buen nombre
   y al habeas data.
    Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de
   datos personales.
    Decreto 1377 de 2013, en lo pertinente, cuyas disposiciones fueron compiladas en el Decreto 1074
   de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.
    Decreto 1074 de 2015 y las disposiciones vigentes que reglamenten el régimen general de
   protección de datos personales.
    Instrucciones, circulares y lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio, en su
   calidad de autoridad nacional de protección de datos personales, cuando sean aplicables.
    Las demás normas que modifiquen, adicionen, complementen o sustituyan las anteriores.
5. Definiciones
   Término Definición

Autorización

Consentimiento previo, expreso e informado del
Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos
personales, salvo las excepciones previstas en la
ley.

Base de datos Conjunto organizado de datos personales que sea

objeto de Tratamiento.

Dato personal

Cualquier información vinculada o que pueda
asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.

Dato público

Dato que no sea semiprivado, privado o sensible
y que, conforme a la ley, pueda ser tratado sin
reserva, sin perjuicio de los principios aplicables.

Dato sensible

Dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar discriminación,
incluyendo, entre otros, los relativos a origen
racial o étnico, orientación política, convicciones
religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos,
organizaciones sociales o de derechos humanos,
salud, vida sexual y datos biométricos dirigidos a
identificar de manera unívoca a una persona.

Encargado del Tratamiento

Persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros realiza el
Tratamiento por cuenta del Responsable.
Responsable del Tratamiento Persona natural o jurídica, pública o privada, que

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por sí misma o en asocio con otros decide sobre
la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular Persona natural cuyos datos personales sean

objeto de Tratamiento.

Tratamiento

Cualquier operación o conjunto de operaciones
sobre datos personales, tales como recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia

Envío de datos personales a un receptor que, a
su vez, actúa como Responsable del Tratamiento
dentro o fuera de Colombia.

Transmisión

Comunicación de datos personales a un
Encargado para que realice Tratamiento por
cuenta del Responsable, dentro o fuera de
Colombia.

6. Principios rectores
   AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. aplicará, de manera armónica e integral, los principios previstos en la
   Ley 1581 de 2012:
   Legalidad: El Tratamiento se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables.
   Finalidad: Todo Tratamiento obedecerá a una finalidad legítima, informada al Titular cuando
   corresponda.
   Libertad: El Tratamiento solo se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular,
   salvo autorización legal o judicial que permita prescindir de este.
   Veracidad o calidad: La información será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
   comprensible; se evitará tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
   Transparencia: Se garantizará al Titular el derecho a obtener información sobre la existencia de datos
   que le conciernan.
   Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujetará a los límites derivados de la naturaleza
   de los datos y de la ley; los datos personales no estarán disponibles indiscriminadamente en Internet u
   otros medios masivos, salvo que sean públicos o existan medidas técnicas de acceso controlado.
   Seguridad: La información se manejará con medidas técnicas, humanas y administrativas razonables
   orientadas a evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
   Confidencialidad: Las personas que intervengan en el Tratamiento y no tengan naturaleza pública de la
   información estarán obligadas a garantizar su reserva, incluso después de finalizar su relación con las
   actividades de Tratamiento.
7. Categorías de titulares y datos tratados
   Dependiendo de la relación con el Titular y de los servicios prestados, AVATAR TECHNOLOGY S.A.S.
   podrá tratar únicamente los datos que sean pertinentes, adecuados y necesarios para las finalidades
   autorizadas o legalmente permitidas. Entre ellos pueden encontrarse:
    Datos de identificación y contacto: nombres, apellidos, tipo y número de documento, firma, correo
   electrónico, dirección, teléfono y datos de contacto profesional.
    Datos laborales, académicos y profesionales: cargo, empresa o institución, experiencia, estudios,
   certificaciones, hoja de vida e información asociada a procesos de selección o contratación.

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 Datos comerciales y contractuales: relación con clientes, proveedores, aliados, contratos, órdenes,
solicitudes, facturación y soporte.
 Datos financieros y contables necesarios para pagos, facturación, obligaciones tributarias, cartera y
relación con proveedores o clientes, dentro de los límites legales aplicables.
 Datos tecnológicos: identificadores de usuario, registros de acceso, direcciones IP, datos de
autenticación, eventos de seguridad, logs técnicos, información del dispositivo y trazabilidad de
operaciones, cuando sean necesarios para la prestación y seguridad de los servicios.
 Imágenes y registros de videovigilancia, cuando existan cámaras o mecanismos equivalentes
debidamente informados y utilizados con finalidades legítimas de seguridad.
 Datos sensibles o de niños, niñas y adolescentes, únicamente cuando exista una necesidad legítima,
se cumplan los requisitos especiales previstos por la ley y se apliquen salvaguardas reforzadas.

8. Finalidades del Tratamiento
   Cuando AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. actúe como Responsable, podrá tratar datos personales,
   según la relación con el Titular, para una o varias de las siguientes finalidades:
    Gestionar relaciones comerciales, precontractuales, contractuales, poscontractuales, laborales,
   civiles o de prestación de servicios.
    Identificar y autenticar usuarios, administrar cuentas, perfiles, accesos, roles y permisos en
   plataformas, aplicaciones, sistemas de información y servicios tecnológicos.
    Prestar, operar, mantener, actualizar, soportar, monitorear y asegurar soluciones de software,
   servicios tecnológicos, infraestructura y canales de atención.
    Atender peticiones, consultas, reclamos, solicitudes de soporte, incidentes, garantías y
   requerimientos relacionados con productos o servicios.
    Administrar clientes, prospectos, proveedores, contratistas, aliados y demás terceros vinculados con
   la operación de la compañía.
    Gestionar procesos de selección, contratación, nómina, seguridad social, bienestar, formación,
   evaluación, control de acceso y demás obligaciones derivadas de relaciones laborales o
   contractuales.
    Cumplir obligaciones legales, regulatorias, tributarias, contables, administrativas, judiciales y
   contractuales, así como atender requerimientos de autoridades competentes.
    Gestionar facturación, cartera, pagos, compras, tesorería, contabilidad, auditoría y demás procesos
   administrativos y financieros.
    Implementar medidas de seguridad física, lógica y de la información, prevenir fraude, abuso, accesos
   no autorizados y eventos de ciberseguridad, y conservar evidencias técnicas cuando sea necesario.
    Realizar análisis estadísticos, operativos, de calidad y mejora continua, procurando utilizar datos
   agregados o anonimizados cuando la finalidad no requiera identificación individual.
    Enviar comunicaciones operativas, transaccionales, administrativas o de servicio relacionadas con la
   relación vigente con el Titular.
    Enviar información comercial, promocional o de mercadeo cuando exista autorización o base jurídica
   aplicable, respetando los mecanismos de oposición, revocatoria o exclusión que correspondan.
    Gestionar eventos, capacitaciones, demostraciones, encuestas, formularios y actividades
   institucionales o comerciales.
    Conservar información durante los plazos requeridos por obligaciones legales, contractuales, de
   defensa jurídica, auditoría, seguridad o gestión documental, y posteriormente proceder a su
   supresión, anonimización o archivo conforme a las reglas aplicables.
9. AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. como Encargado del Tratamiento
   En la prestación de servicios tecnológicos a terceros —incluidas instituciones educativas u otras
   organizaciones— AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. puede recibir o acceder a datos personales cuyo

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Responsable es el cliente. En estos casos, la compañía actuará como Encargado y tratará los datos
únicamente conforme a las instrucciones documentadas del Responsable, al contrato aplicable, a los
acuerdos de transmisión de datos y a la ley.
Cuando opere como Encargado, AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. no definirá por cuenta propia
finalidades incompatibles con las instrucciones del Responsable. La determinación de las bases
jurídicas, autorizaciones, avisos de privacidad y finalidades frente a los titulares corresponderá al
Responsable, sin perjuicio de los deberes propios que la ley impone al Encargado.
La compañía adoptará controles razonables de seguridad, confidencialidad, segregación de accesos,
gestión de incidentes y devolución, supresión o conservación de la información al finalizar el servicio, de
acuerdo con el contrato y las obligaciones legales aplicables.

10. Autorización y prueba de la autorización
    Salvo las excepciones legales, el Tratamiento de datos personales requerirá autorización previa,
    expresa e informada del Titular. La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos,
    digitales, verbales o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que fue
    otorgada, siempre que el mecanismo utilizado cumpla los requisitos legales aplicables.
    AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. conservará evidencia de la autorización cuando sea exigible y deberá
    poder informar, cuando corresponda, la finalidad del Tratamiento y los derechos del Titular.
    No se requerirá autorización en los eventos exceptuados por la Ley 1581 de 2012, incluyendo, entre
    otros, información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones
    legales o por orden judicial, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria,
    tratamientos autorizados por ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y datos relacionados con
    el registro civil de las personas, sin perjuicio de las condiciones particulares de cada supuesto.
11. Datos sensibles
    El Tratamiento de datos sensibles está sujeto a restricciones especiales. Como regla general, ninguna
    actividad de AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. condicionará injustificadamente el acceso a un servicio a la
    entrega de datos sensibles. Cuando su Tratamiento sea necesario y legalmente procedente, se
    informará al Titular sobre el carácter facultativo de responder preguntas relativas a datos sensibles y se
    aplicarán medidas reforzadas de seguridad y acceso restringido.
    Los datos sensibles solo serán tratados cuando concurra una de las circunstancias autorizadas por la
    ley, incluida la autorización explícita del Titular cuando esta sea exigible, o alguna de las excepciones
    legales aplicables.
12. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
    El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes será excepcional y observará el
    interés superior de los menores y el respeto de sus derechos fundamentales. Se procurará evitar el
    Tratamiento de datos de menores cuando no sea estrictamente necesario para una finalidad legítima y
    jurídicamente habilitada.
    Cuando proceda el Tratamiento, se asegurará que este responda y respete el interés superior del
    menor, que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales y que la autorización sea otorgada
    por quien esté facultado para representarlo, teniendo en cuenta la opinión del menor conforme a su
    madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto, de acuerdo con la normativa aplicable.
    Cuando AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. procese datos de estudiantes menores por cuenta de una
    institución educativa cliente, actuará conforme al rol de Encargado y a las instrucciones del
    Responsable, sin perjuicio de aplicar las salvaguardas de seguridad y confidencialidad correspondientes.

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13. Derechos de los Titulares
    Los Titulares podrán ejercer los derechos previstos en la Ley 1581 de 2012, entre ellos:
     Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AVATAR TECHNOLOGY S.A.S.
    cuando actúe como Responsable o Encargado, según corresponda.
     Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente se exceptúe este requisito.
     Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
     Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de
    protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o
    Encargado cuando dicho requisito resulte aplicable.
     Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten
    los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, sujeto a las limitaciones derivadas de
    obligaciones legales o contractuales que exijan conservar la información.
     Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, conforme a
    la regulación aplicable.
14. Personas legitimadas para ejercer los derechos
    Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por:
     El Titular, acreditando suficientemente su identidad.
     Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
     El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o
    apoderamiento.
     Quien actúe por estipulación a favor de otro o para otro, en los eventos permitidos por la ley.
     Los representantes legales de niños, niñas y adolescentes, de conformidad con las reglas aplicables.
15. Canales para consultas y reclamos
    Los Titulares o las personas legitimadas podrán presentar consultas y reclamos relacionados con el
    Tratamiento de datos personales a través de los siguientes canales:
    Correo electrónico sistemas@avatar.com.co
    Teléfono 3014280329
    Dirección física Calle 57 # 46 – 103
    La solicitud deberá contener información suficiente para identificar al Titular, describir claramente la
    petición y permitir una respuesta adecuada. Cuando sea necesario, AVATAR TECHNOLOGY S.A.S.
    podrá solicitar documentación que acredite identidad, representación o los hechos que soportan la
    solicitud, aplicando criterios de minimización y seguridad.
16. Procedimiento para consultas
    Las consultas sobre información personal serán atendidas en un término máximo de diez (10) días
    hábiles contados desde la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho
    término, se informará al interesado antes de su vencimiento, expresando los motivos de la demora e
    indicando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles
    siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con la Ley 1581 de 2012.
17. Procedimiento para reclamos

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Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, presunto incumplimiento de deberes
u otros asuntos contemplados por la ley serán tramitados conforme a las siguientes reglas:

1. El reclamo deberá dirigirse a AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. con la identificación del Titular, la
   descripción de los hechos, la dirección o medio para recibir respuesta y los documentos que se
   pretendan hacer valer, cuando corresponda.
2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a
   su recepción para que subsane las faltas. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del
   requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido
   del reclamo.
3. Si AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. no es competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien
   corresponda, cuando sea posible, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes e informará de la
   situación al interesado.
4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda de “reclamo en
   trámite” y el motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y dicha leyenda se mantendrá
   hasta que el reclamo sea decidido, cuando técnicamente resulte aplicable.
5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados desde el día
   siguiente a su recepción. Si no fuera posible atenderlo dentro de ese término, se informarán los
   motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles
   siguientes al vencimiento del primer término.
6. Revocatoria de la autorización y supresión de datos
   El Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización y/o la supresión de sus datos en los casos
   previstos por la ley. Estas solicitudes no procederán cuando exista un deber legal o contractual de
   conservar la información, cuando el Tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación
   vigente, para la defensa de derechos o para otros fines legítimos amparados por el ordenamiento
   jurídico.
   Cuando la revocatoria o supresión proceda, AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. aplicará las medidas
   razonables para cesar el Tratamiento correspondiente, eliminar la información o anonimizarla, según
   resulte adecuado y técnicamente viable, sin afectar copias que deban permanecer temporalmente en
   respaldos sujetos a ciclos ordinarios de retención y protección, siempre dentro de los límites legales.
7. Deberes de AVATAR TECHNOLOGY S.A.S.
   Cuando actúe como Responsable del Tratamiento, AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. cumplirá los
   deberes previstos en la Ley 1581 de 2012, entre ellos:
    Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
    Solicitar y conservar, cuando corresponda, copia o evidencia de la autorización otorgada por el
   Titular.
    Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
    Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
   pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
    Garantizar que la información suministrada a Encargados sea veraz, completa, exacta, actualizada,
   comprobable y comprensible.
    Actualizar la información y comunicar oportunamente a Encargados las novedades relevantes
   respecto de los datos previamente suministrados.
    Rectificar información incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado cuando corresponda.
    Suministrar a Encargados únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado o
   habilitado legalmente.
    Exigir al Encargado el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
   Titular.

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 Tramitar consultas y reclamos en los términos legales.
 Informar al Encargado cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del
Titular, una vez presentada la reclamación y no finalizado el trámite.
 Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
 Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de
seguridad y existan riesgos en la administración de la información, en los eventos y condiciones
legalmente exigibles.
 Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y
Comercio.

20. Seguridad de la información y confidencialidad
    AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. adoptará medidas técnicas, humanas, físicas, contractuales y
    administrativas razonables y proporcionales al riesgo, a la naturaleza de los datos y al contexto del
    Tratamiento. Estas medidas podrán incluir, según corresponda, controles de acceso, autenticación,
    gestión de privilegios, registro de eventos, copias de seguridad, cifrado o mecanismos equivalentes,
    actualización de software, segmentación, gestión de vulnerabilidades, acuerdos de confidencialidad,
    formación del personal, procedimientos de respaldo y recuperación, y controles sobre proveedores.
    El acceso a datos personales se limitará a las personas que lo requieran para el cumplimiento de
    funciones autorizadas. Todo colaborador, contratista o tercero que acceda a información personal estará
    sujeto a deberes de confidencialidad y uso restringido.
21. Gestión de incidentes de seguridad
    La compañía mantendrá procedimientos para identificar, evaluar, contener, investigar y documentar
    incidentes que comprometan datos personales. Cuando resulte legalmente exigible, se realizarán las
    comunicaciones o reportes a titulares, clientes Responsables, autoridades u otros terceros competentes
    dentro de los términos y condiciones aplicables.
22. Transferencia y transmisión nacional e internacional
    AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. podrá realizar transferencias o transmisiones nacionales e
    internacionales de datos personales cuando sean necesarias para las finalidades autorizadas, la
    prestación de servicios, el uso de infraestructura tecnológica, servicios en la nube, soporte, alojamiento,
    comunicaciones u otras actividades legítimas, siempre respetando las reglas previstas por el régimen
    colombiano de protección de datos personales.
    Cuando corresponda, se celebrarán contratos de transmisión de datos o se adoptarán otros mecanismos
    jurídicos adecuados. Las transferencias internacionales se sujetarán a las prohibiciones, excepciones,
    estándares o declaraciones de conformidad exigidas por la legislación colombiana vigente.
23. Proveedores y terceros
    La compañía podrá vincular proveedores que actúen como Encargados o subencargados para servicios
    de alojamiento, nube, comunicaciones, soporte, seguridad, analítica, facturación, mensajería u otros
    procesos. AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. procurará seleccionar proveedores que ofrezcan garantías
    razonables de privacidad y seguridad y establecer obligaciones contractuales acordes con el tratamiento
    encomendado.
    La contratación de un tercero no autoriza usos incompatibles de la información. El acceso y Tratamiento
    deberán limitarse a lo necesario para la prestación contratada y a las instrucciones aplicables.
24. Datos recolectados mediante sitios web, aplicaciones y servicios digitales

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Los sitios web, aplicaciones y plataformas operadas por AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. podrán tratar
datos suministrados directamente por los usuarios y datos técnicos generados durante el uso del
servicio, conforme a los avisos de privacidad, políticas específicas de la aplicación y configuraciones
correspondientes.
Cuando se utilicen cookies, tecnologías similares, herramientas de analítica, notificaciones, servicios de
terceros o SDK, la compañía procurará informar de manera clara su finalidad y aplicar los mecanismos
de elección o consentimiento que resulten exigibles.
Las aplicaciones móviles o servicios dirigidos a clientes podrán contar con políticas de privacidad
específicas que complementen esta Política y detallen los datos, permisos, funcionalidades y
proveedores asociados a cada producto.

25. Videovigilancia
    Si AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. utiliza sistemas de videovigilancia, las imágenes serán tratadas
    principalmente para finalidades de seguridad de personas, bienes e instalaciones, control de acceso,
    prevención e investigación de incidentes y cumplimiento de obligaciones. Se procurará ubicar avisos
    visibles que informen la existencia del sistema, la identidad del Responsable y la forma de consultar esta
    Política.
    El acceso a grabaciones estará restringido y su conservación se limitará al tiempo razonablemente
    necesario para las finalidades declaradas o para atender requerimientos legales, judiciales o de
    seguridad.
26. Conservación y eliminación de la información
    Los datos personales se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las
    finalidades que justificaron su Tratamiento, las obligaciones legales o contractuales aplicables, los
    términos de prescripción, la defensa de derechos, requerimientos de auditoría, seguridad y gestión
    documental.
    Cumplido el período de conservación, los datos serán eliminados, anonimizados o sometidos a
    mecanismos que impidan su uso para finalidades incompatibles, salvo que exista una obligación jurídica
    de conservación adicional. La compañía podrá definir tablas o reglas internas de retención por categoría
    de información y proceso.
27. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
    AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. verificará periódicamente si se encuentra obligada a inscribir o
    actualizar bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la
    Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con los criterios, umbrales, excepciones y
    obligaciones vigentes. En caso de estar obligada, realizará los registros, actualizaciones y reportes
    correspondientes en los términos aplicables.
28. Aviso de privacidad
    Cuando no sea posible poner esta Política a disposición del Titular de forma inmediata al momento de la
    recolección, AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. podrá utilizar avisos de privacidad que informen, como
    mínimo, la identidad y contacto del Responsable, el Tratamiento y sus finalidades, los derechos del
    Titular y la forma de acceder a la Política, incluyendo la advertencia sobre el carácter facultativo de
    responder preguntas relativas a datos sensibles cuando corresponda.

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29. Privacidad desde el diseño y minimización
    En el desarrollo y operación de productos y servicios tecnológicos, la compañía procurará incorporar
    criterios de privacidad y seguridad desde etapas tempranas del diseño. Esto incluye evaluar la
    necesidad de los datos solicitados, limitar accesos, definir tiempos de conservación, reducir
    exposiciones innecesarias, favorecer anonimización o seudonimización cuando sea viable y documentar
    decisiones relevantes sobre privacidad.
30. Responsabilidad demostrada y mejora continua
    AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. procurará mantener medidas apropiadas y efectivas para acreditar el
    cumplimiento del régimen de protección de datos personales, considerando su estructura, naturaleza,
    tamaño, actividades y nivel de riesgo. Podrá realizar revisiones periódicas, inventarios de bases de
    datos, actualización de procedimientos, capacitación, evaluación de proveedores y auditorías internas o
    externas.
31. Modificaciones a la Política
    La compañía podrá modificar esta Política para adecuarla a cambios normativos, regulatorios,
    jurisprudenciales, tecnológicos, organizacionales o de negocio. Los cambios sustanciales relacionados
    con la identificación del Responsable o con las finalidades del Tratamiento serán comunicados a los
    Titulares antes o, cuando corresponda legalmente, a más tardar al momento de implementar las nuevas
    políticas, utilizando mecanismos razonables y accesibles.
32. Vigencia
    La presente Política rige a partir del 10 de agosto de 2026 y permanecerá vigente mientras AVATAR
    TECHNOLOGY S.A.S. realice Tratamiento de datos personales. Las bases de datos sujetas a esta
    Política tendrán una vigencia asociada a las finalidades del Tratamiento y a los períodos de
    conservación definidos legal, contractual o internamente.
33. Aprobación
    La presente Política deberá ser aprobada por el órgano, representante legal o instancia interna
    competente de AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. Su publicación y aplicación definitiva se realizará una
    vez surtida la revisión jurídica y administrativa correspondiente.

Aprobado por
Cargo
Fecha de aprobación
Firma