Política de Privacidad Schoolaroid

SCHOOLAROID
POLÍTICA DE PRIVACIDAD
Acompañamiento inteligente y análisis del acto educativo
Operador tecnológico AVATAR TECHNOLOGY S.A.S.
NIT 901263115-5
Domicilio Calle 57 # 46 – 103, Colombia
Contacto de privacidad sistemas@avatar.com.co · 3014280329
Versión / fecha 1.0 · agosto de 2026

  1. Objeto y alcance
    Esta Política de Privacidad explica cómo la plataforma Schoolaroid trata información personal para
    acompañar al docente mediante la grabación de audio o video de sus clases, de manera presencial o
    mediante su integración como asistente virtual, con el fin de apoyar el análisis del desarrollo de la clase,
    validar la alineación del contenido impartido con la estructura curricular del módulo o asignatura y generar
    recomendaciones orientadas a optimizar el acto educativo. Aplica a la aplicación web, aplicaciones
    móviles, asistentes virtuales, integraciones con plataformas de videoconferencia y demás componentes
    tecnológicos de Schoolaroid habilitados por la institución contratante.

Schoolaroid es un servicio contratado por instituciones educativas. Respecto de los datos personales,
grabaciones, transcripciones, contenidos académicos y demás información que la institución incorpora,
captura, consulta o trata mediante la plataforma, la institución educativa determina las finalidades y actúa
como Responsable del Tratamiento; AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. trata dichos datos por cuenta de la
institución y actúa como Encargado del Tratamiento, conforme a sus instrucciones y al contrato aplicable.

AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. podrá actuar como Responsable respecto de información que determine
tratar para sus propias finalidades legítimas, por ejemplo datos de contacto para soporte, seguridad de
sus sistemas o gestión contractual. Esos tratamientos se rigen también por su Política Institucional de
Tratamiento de Datos Personales.

  1. Marco de privacidad

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El tratamiento se realizará de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y demás
disposiciones colombianas aplicables sobre protección de datos personales. Dado que Schoolaroid puede
registrar voz, imagen, intervenciones y dinámicas de clase, la institución educativa deberá asegurar que la
captura y el tratamiento se realicen con la información, autorizaciones, bases jurídicas y salvaguardas que
correspondan. Las reglas de privacidad aplicables a tiendas de aplicaciones y servicios digitales también
exigen transparencia sobre los datos que una aplicación accede, recopila, utiliza, comparte, conserva y
elimina.

  1. Datos que puede tratar Schoolaroid
     Datos de registro de docentes, directivos, coordinadores o usuarios autorizados: nombre, apellidos,
    tipo y número de identificación, correo electrónico, teléfono, institución, cargo y demás datos
    estrictamente requeridos por la institución.
     Datos de cuenta y autenticación: credenciales, identificadores internos, estado de la cuenta, roles,
    permisos y registros necesarios para controlar accesos.
     Datos académicos y curriculares: módulo o asignatura, programa, grupo, estructura curricular,
    resultados de aprendizaje, contenidos planeados, actividades, criterios institucionales y demás
    referencias necesarias para evaluar la alineación de la clase.
     Datos de clase y contenido: grabaciones de audio o video, voz, imagen, intervenciones, materiales
    presentados, transcripciones, segmentos de contenido, fecha, hora, duración y demás información
    capturada durante la sesión conforme a la configuración de la institución.
     Datos de análisis y acompañamiento: indicadores sobre cobertura de contenidos, alineación curricular,
    estilo comunicativo, tono, ritmo, participación, claridad, uso del tiempo y recomendaciones o tips
    generados para apoyar la mejora del acto educativo.
     Datos técnicos y de seguridad: dirección IP, fecha y hora de acceso, tipo de dispositivo o navegador,
    registros de sesión, eventos de seguridad, información de integraciones y registros técnicos
    indispensables para operación, auditoría y prevención de accesos no autorizados.
  2. Grabación de clases y análisis asistido
    Schoolaroid puede capturar audio o video de una clase presencial o participar como asistente virtual en
    una sesión remota, cuando esta funcionalidad haya sido habilitada por la institución educativa. La captura
    se limita a las finalidades de acompañamiento pedagógico, análisis de la sesión, verificación de alineación
    curricular y generación de recomendaciones autorizadas por la institución.
    Las grabaciones podrán ser procesadas para generar transcripciones, identificar temas desarrollados y
    comparar el contenido de la clase con la estructura curricular suministrada o configurada por la institución.
    Schoolaroid también podrá producir indicadores y recomendaciones sobre elementos del acto educativo,
    tales como estilo, tono, claridad, ritmo, distribución del tiempo u otros criterios definidos por la institución.
    Estos resultados constituyen herramientas de apoyo y no sustituyen por sí solos la valoración profesional,
    académica o administrativa de la institución educativa.
    La institución educativa deberá informar a docentes, estudiantes y demás participantes cuando una sesión
    sea grabada o analizada mediante Schoolaroid y deberá gestionar las autorizaciones o bases jurídicas
    que correspondan. AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. tratará las grabaciones y resultados únicamente
    conforme a las instrucciones documentadas del Responsable y aplicará medidas para limitar el acceso a
    personal autorizado.
    Cuando la institución utilice integraciones con plataformas de videoconferencia, almacenamiento,
    transcripción, procesamiento de audio o video, o servicios de análisis asistido, deberán aplicarse las

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condiciones de privacidad y seguridad correspondientes y mantenerse actualizado el inventario de
proveedores involucrados en el tratamiento.

  1. Finalidades del tratamiento
     Crear y administrar las cuentas de docentes, directivos, coordinadores y demás usuarios autorizados.
     Validar la identidad, gestionar roles y controlar el acceso a Schoolaroid.
     Capturar y conservar, cuando la institución lo habilite, audio o video de clases presenciales o virtuales
    para las finalidades definidas por el Responsable.
     Generar transcripciones y estructurar el contenido de las clases para facilitar su análisis académico y
    pedagógico.
     Comparar los temas, contenidos y actividades desarrollados durante la clase con la estructura
    curricular, planeación, resultados de aprendizaje u otros referentes suministrados por la institución.
     Generar indicadores, observaciones y recomendaciones para acompañar al docente en aspectos
    como claridad, tono, ritmo, estilo comunicativo, manejo del tiempo, participación y otros componentes
    del acto educativo.
     Proporcionar a la institución y a los usuarios autorizados reportes, alertas, notificaciones y resultados
    relacionados con el acompañamiento pedagógico y la alineación curricular.
     Prestar soporte técnico, diagnosticar fallas, prevenir fraude o accesos indebidos y proteger la
    disponibilidad, confidencialidad e integridad de la plataforma.
     Cumplir obligaciones legales, contractuales o requerimientos de autoridades competentes.
     Generar métricas operativas y estadísticas para mejorar el servicio, procurando utilizar información
    agregada o anonimizada cuando la identificación no sea necesaria.
    Schoolaroid no utilizará las grabaciones, transcripciones ni los datos personales tratados por cuenta de la
    institución educativa para publicidad comportamental, venta de datos personales ni finalidades
    comerciales independientes incompatibles con las instrucciones del Responsable.
  2. Información de niños, niñas y adolescentes
    Schoolaroid puede captar incidental o directamente información de estudiantes menores de edad cuando
    sus voces, imágenes, intervenciones o trabajos formen parte de una clase grabada o analizada. La
    institución educativa, como Responsable, deberá asegurar la existencia de la base jurídica,
    autorizaciones, avisos y medidas que correspondan, respetando el interés superior y los derechos
    prevalentes de niños, niñas y adolescentes. AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. tratará esta información
    únicamente conforme a las instrucciones documentadas de la institución y no la utilizará para publicidad o
    perfilamiento comercial.
  3. Compartición, transmisión y terceros
    Los datos, grabaciones, transcripciones y resultados podrán ser accesibles para la institución educativa
    contratante y su personal autorizado, así como para proveedores tecnológicos estrictamente necesarios
    para alojar, operar, transcribir, procesar, proteger o dar soporte a Schoolaroid. AVATAR TECHNOLOGY
    S.A.S. exigirá a los proveedores aplicables obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de
    datos acordes con la naturaleza del servicio.
    Cuando existan servicios de infraestructura, almacenamiento, videoconferencia, transcripción,
    procesamiento de audio o video, inteligencia artificial, correo, notificaciones, monitoreo de errores u otros
    terceros que impliquen transmisión o transferencia de datos, deberán identificarse en el inventario de

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proveedores de Schoolaroid y reflejarse en las declaraciones de privacidad de las tiendas cuando
corresponda. Schoolaroid no vende datos personales.

  1. Permisos del dispositivo
    Schoolaroid podrá solicitar acceso al micrófono, cámara, archivos, almacenamiento u otras funciones del
    dispositivo únicamente cuando sean necesarias para grabar, cargar o procesar una clase o utilizar una
    funcionalidad solicitada por el usuario. Los permisos se solicitarán en contexto y podrán administrarse
    desde la configuración del dispositivo. Si una funcionalidad puede prestarse razonablemente sin un
    permiso, se procurará ofrecer una alternativa.
  2. Seguridad de la información
     Cifrado de las comunicaciones mediante protocolos seguros cuando los datos se transmiten entre el
    dispositivo, las integraciones y los servicios de Schoolaroid.
     Controles de autenticación, autorización y separación de accesos por institución, rol y perfil.
     Registros de auditoría y monitoreo de eventos relevantes para seguridad y trazabilidad del
    tratamiento.
     Medidas de respaldo, continuidad y gestión de vulnerabilidades acordes con los riesgos de la
    plataforma y la naturaleza de las grabaciones y contenidos tratados.
     Acceso restringido del personal y proveedores a la información necesaria para sus funciones, sujeto a
    deberes de confidencialidad.
     Minimización de datos, limitación de acceso a grabaciones y aplicación de medidas de protección
    durante su almacenamiento, procesamiento y eliminación.
    Ningún sistema es absolutamente invulnerable. En caso de incidentes que comprometan datos
    personales, grabaciones o contenidos académicos, AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. actuará conforme al
    procedimiento de seguridad aplicable, informará al Responsable cuando corresponda y apoyará el
    cumplimiento de las obligaciones legales pertinentes.
  3. Conservación y eliminación
    Los datos, grabaciones, transcripciones y resultados tratados por cuenta de la institución educativa se
    conservarán durante el tiempo definido por el Responsable, el contrato y las obligaciones legales
    aplicables. Al terminar la relación o recibirse una instrucción válida de eliminación o devolución, AVATAR
    TECHNOLOGY S.A.S. procederá conforme a las instrucciones del Responsable, salvo información que
    deba conservar temporalmente por una obligación legal, seguridad, prevención de fraude o defensa de
    derechos.
    La institución educativa deberá establecer criterios de conservación acordes con la finalidad del
    acompañamiento pedagógico y evitar mantener grabaciones por períodos superiores a los necesarios.
    Cuando una grabación deje de ser requerida para la finalidad definida, podrá eliminarse o aplicarse un
    proceso de anonimización cuando resulte técnica y jurídicamente procedente.
  4. Eliminación de cuenta y datos
    Cuando Schoolaroid permita crear una cuenta, el usuario dispondrá de un mecanismo accesible para
    solicitar su eliminación y la de los datos asociados que puedan ser suprimidos. La solicitud podrá requerir
    coordinación con la institución educativa, por ser esta el Responsable de las grabaciones, contenidos,
    análisis y demás información académica tratada por Schoolaroid. La eliminación de la cuenta no obliga a

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borrar registros que la institución deba conservar legítimamente por obligaciones legales, contractuales,
seguridad, auditoría o defensa de derechos; estos casos serán informados al solicitante.
Para publicación en las tiendas de aplicaciones, Schoolaroid deberá mantener además un recurso web
público y fácilmente localizable desde el cual pueda solicitarse la eliminación de la cuenta y los datos
asociados, si la aplicación permite crear cuentas. En iOS, la opción de iniciar la eliminación deberá estar
disponible dentro de la aplicación cuando aplique.

  1. Derechos de los titulares
     Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
     Solicitar prueba de la autorización cuando legalmente corresponda.
     Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
     Presentar consultas y reclamos ante el Responsable y, una vez agotado el trámite correspondiente
    cuando aplique, acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
     Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda legalmente.
     Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos de la normativa aplicable.

Como regla general, las solicitudes relativas a grabaciones, transcripciones, contenidos de clase, análisis
pedagógicos, información de estudiantes o registros definidos por la institución deben dirigirse a la
institución educativa que actúa como Responsable. AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. prestará la asistencia
necesaria como Encargado. Para asuntos de privacidad directamente relacionados con la operación
tecnológica de Schoolaroid puede escribirse a sistemas@avatar.com.co.

  1. Decisiones y controles de la institución educativa
    La institución educativa define quiénes pueden utilizar Schoolaroid, qué clases pueden ser grabadas o
    analizadas, cuáles referentes curriculares se utilizan, qué usuarios pueden consultar grabaciones y
    resultados, qué criterios de acompañamiento se aplican y durante cuánto tiempo se conserva la
    información. Schoolaroid constituye una herramienta tecnológica de apoyo al acompañamiento docente y
    no sustituye el criterio profesional, los procesos de evaluación institucional ni las decisiones académicas o
    laborales que correspondan al Responsable.
  2. Cookies y tecnologías similares
    La aplicación web puede utilizar cookies o almacenamiento local estrictamente necesario para mantener
    sesiones, seguridad, preferencias y funcionamiento. Si se incorporan herramientas de analítica no
    esencial u otras tecnologías que requieran consentimiento, se actualizará esta Política y se implementarán
    los mecanismos de información y elección correspondientes.
  3. Cambios a esta Política
    Esta Política podrá actualizarse por cambios legales, funcionales, de seguridad o tecnológicos. La versión
    vigente se publicará en el sitio web oficial asociado a Schoolaroid y, cuando los cambios sean
    sustanciales, se informará mediante la aplicación, correo electrónico u otro mecanismo apropiado.
  4. Contacto
    Operador tecnológico / Encargado: AVATAR TECHNOLOGY S.A.S.

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NIT: 901263115-5
Dirección: Calle 57 # 46 – 103
Teléfono: 3014280329
Correo de privacidad y soporte: sistemas@avatar.com.co
Para ejercer derechos sobre información cuyo Responsable sea una institución educativa, el titular deberá
utilizar preferentemente los canales de privacidad publicados por dicha institución. Si la solicitud llega a
AVATAR TECHNOLOGY S.A.S., será gestionada o remitida conforme a las obligaciones contractuales y
legales aplicables.

  1. Vigencia
    Esta Política rige a partir de agosto de 2026. Versión 1.0.