Términos y Condiciones de Uso Avaflow
Términos y Condiciones de Uso Avaflow
Plataforma para la gestión y control seguro de salida y entrega de estudiantes
Operador tecnológico AVATAR TECHNOLOGY S.A.S.
NIT 901263115-5
Versión 1.0
Fecha de vigencia 11 de agosto de 2026
Documento sujeto a revisión jurídica y a las condiciones particulares acordadas con cada institución
educativa.
AVAFLOW | Términos y Condiciones
AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. · NIT 901263115-5 · sistemas@avatar.com.co
- Identificación y aceptación
Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso y uso de AvaFlow por padres, madres,
acudientes y demás personas autorizadas por la institución educativa correspondiente. AvaFlow es
operada tecnológicamente por AVATAR TECHNOLOGY S.A.S., NIT 901263115-5, con domicilio en
Calle 57 # 46 – 103, teléfono 3014280329 y correo sistemas@avatar.com.co.
Al registrarse, acceder o utilizar AvaFlow, el usuario declara haber leído y aceptado estos Términos y
Condiciones. La aceptación podrá constar mediante casilla de verificación, botón de aceptación u otro
mecanismo electrónico que permita conservar evidencia de la manifestación de voluntad. La legislación
colombiana reconoce efectos jurídicos a los mensajes de datos y permite que la oferta y aceptación
contractual se expresen electrónicamente.
Si el usuario no está de acuerdo con estos términos, deberá abstenerse de utilizar AvaFlow y acudir a
los canales o procedimientos alternativos que la institución educativa tenga habilitados, cuando
correspondan. - Naturaleza y alcance de AvaFlow
AvaFlow es una herramienta tecnológica contratada por instituciones educativas para apoyar la gestión,
control, seguridad y trazabilidad del proceso de salida y entrega de estudiantes.
Dependiendo de la configuración contratada y de las reglas definidas por cada institución educativa,
AvaFlow puede incluir, entre otras, las siguientes funcionalidades:
Registro y administración de padres, acudientes y usuarios autorizados;
Gestión de personas autorizadas para recoger estudiantes;
Gestión de permisos y autorizaciones de salida;
Solicitudes y confirmaciones relacionadas con la salida o entrega;
Notificaciones operativas sobre eventos del proceso;
Autenticación de usuarios y controles de seguridad;
Registro de eventos, fecha, hora y trazabilidad de las operaciones;
Otras funcionalidades complementarias habilitadas por la institución educativa dentro del alcance del
servicio.
AvaFlow es un medio de apoyo tecnológico. No sustituye los protocolos de seguridad, convivencia,
custodia, identificación, autorización o entrega establecidos por la institución educativa ni las decisiones
que correspondan a esta, a sus funcionarios o a las autoridades competentes. - Roles de AVATAR TECHNOLOGY y de la institución educativa
La institución educativa contrata AvaFlow y determina las reglas operativas aplicables a sus estudiantes,
incluyendo quiénes pueden solicitar, autorizar, validar o ejecutar la salida o entrega, los horarios,
restricciones, excepciones, personas autorizadas y demás condiciones del procedimiento.
AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. suministra y opera la plataforma tecnológica. Respecto de los datos
personales tratados por cuenta de la institución educativa para la prestación de AvaFlow, AVATAR
TECHNOLOGY S.A.S. actúa, en términos generales, como Encargado del Tratamiento y la institución
educativa como Responsable del Tratamiento, sin perjuicio de aquellos datos respecto de los cuales
AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. pueda actuar como Responsable por una finalidad propia y legítima,
caso en el cual informará dicha condición conforme a la normativa aplicable.
Las decisiones sobre autorización o entrega de un estudiante corresponden a la institución educativa
conforme a sus protocolos. AvaFlow no concede por sí sola derechos de custodia, representación, patria
potestad, acceso o retiro de estudiantes.
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- Registro y cuenta de usuario
Para utilizar las funcionalidades que requieran autenticación, el usuario deberá registrarse y
proporcionar información verdadera, completa, exacta y actualizada. El usuario declara que cuenta con
capacidad y legitimidad para registrarse como padre, madre, acudiente o persona autorizada, según
corresponda.
El usuario es responsable de mantener bajo su control sus credenciales, dispositivos y mecanismos de
autenticación. No deberá compartir códigos, contraseñas, enlaces de acceso, sesiones activas ni otros
mecanismos de seguridad con terceros.
El usuario deberá informar oportunamente a la institución educativa o a los canales de soporte
habilitados si detecta pérdida del dispositivo, acceso no autorizado, suplantación, cambio de información
relevante o cualquier circunstancia que pueda comprometer la seguridad de la cuenta o del proceso de
entrega del estudiante. - Gestión de autorizados y permisos
Las personas que pueden retirar o recibir a un estudiante, así como las condiciones, vigencia y alcance
de las autorizaciones y permisos, serán definidas y administradas conforme a las políticas de cada
institución educativa.
Cuando AvaFlow permita al usuario registrar, proponer o gestionar información de un tercero autorizado,
el usuario declara que suministra información veraz y que cuenta con legitimidad para comunicarla a la
institución educativa para la finalidad de gestionar la salida o entrega del estudiante. La institución podrá
validar, aprobar, rechazar, limitar, suspender o revocar autorizaciones conforme a sus procedimientos.
La existencia de un registro en AvaFlow no obliga a la institución educativa a realizar la entrega si
existen inconsistencias, alertas de seguridad, instrucciones vigentes, decisiones judiciales o
administrativas, situaciones de emergencia, dudas razonables sobre la identidad o cualquier
circunstancia que, conforme a sus protocolos, justifique una validación adicional. - Autenticación y reconocimiento facial
AvaFlow puede permitir el uso de reconocimiento facial u otros mecanismos disponibles en el dispositivo
del usuario como medio de autenticación. Conforme al diseño informado de AvaFlow, la referencia o
plantilla biométrica utilizada para autenticar al usuario permanece en el dispositivo y AVATAR
TECHNOLOGY S.A.S. no almacena en sus servidores la imagen facial ni la plantilla biométrica
empleada por el dispositivo para dicha autenticación.
Los datos biométricos son datos sensibles. Cuando corresponda su tratamiento, deberá contarse con la
información y autorización exigidas por la normativa aplicable. La utilización de biometría no deberá
constituir el único mecanismo cuando jurídicamente deba ofrecerse una alternativa no biométrica.
El usuario reconoce que la disponibilidad y funcionamiento de la autenticación local puede depender del
dispositivo, sistema operativo y configuraciones de seguridad del equipo. La institución educativa podrá
establecer validaciones adicionales antes de entregar al estudiante. - Obligaciones del usuario
El usuario se compromete a:
Utilizar AvaFlow únicamente para fines legítimos relacionados con los estudiantes respecto de los
cuales tenga autorización;
Mantener actualizados sus datos y los de las personas autorizadas cuando tenga facultad para
gestionarlos;
Verificar cuidadosamente la información antes de enviar solicitudes, permisos o autorizaciones;
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Proteger su cuenta, dispositivo y mecanismos de autenticación;
No suplantar personas ni intentar acceder a información o funciones no autorizadas;
No manipular, interferir, descompilar, vulnerar o intentar evadir controles de seguridad de la
plataforma, salvo los derechos que no puedan ser limitados legalmente;
No utilizar AvaFlow para acosar, engañar, afectar la seguridad de estudiantes o realizar actividades
contrarias a la ley;
Cumplir los protocolos de salida y entrega establecidos por la institución educativa.
- Obligaciones y facultades de la institución educativa
La institución educativa es responsable de establecer y comunicar sus protocolos de salida y entrega,
verificar las autorizaciones que correspondan, mantener actualizada la información bajo su control,
definir roles y permisos de su personal y adoptar las decisiones operativas relacionadas con la entrega
de estudiantes.
La institución podrá establecer controles adicionales, suspender temporalmente una solicitud, exigir
verificación presencial o documental y utilizar procedimientos alternativos cuando lo considere necesario
para proteger al estudiante o cumplir una obligación legal, contractual o institucional. - Notificaciones y comunicaciones
AvaFlow puede enviar notificaciones relacionadas con solicitudes, autorizaciones, eventos de salida,
entrega, seguridad, cambios operativos y funcionamiento del servicio. Las notificaciones tienen carácter
informativo y su recepción puede depender de la conectividad, configuración del dispositivo, permisos
del sistema operativo y disponibilidad de servicios de terceros.
El usuario no deberá asumir que una solicitud fue aprobada únicamente por haber sido enviada. Deberá
atender el estado que muestre AvaFlow y las instrucciones de la institución educativa. - Disponibilidad, mantenimiento y continuidad
AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. procurará mantener AvaFlow disponible y aplicar medidas razonables
de seguridad, mantenimiento y continuidad. Sin embargo, pueden presentarse interrupciones por
mantenimiento, actualizaciones, fallas de telecomunicaciones, servicios de terceros, fuerza mayor,
incidentes de seguridad u otras circunstancias técnicas.
Cuando AvaFlow no se encuentre disponible, la salida y entrega de estudiantes deberá gestionarse
mediante los procedimientos alternativos definidos por la institución educativa. La plataforma no debe
considerarse el único mecanismo posible para atender situaciones urgentes o emergencias. - Uso adecuado y suspensión de acceso
AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. o la institución educativa, según corresponda, podrán restringir o
suspender el acceso cuando existan indicios de fraude, suplantación, riesgo para la seguridad,
incumplimiento de estos términos, uso abusivo, requerimiento de autoridad, terminación de la relación
con la institución o necesidad técnica justificada.
Cuando sea razonablemente posible y no se comprometa la seguridad, se informará al usuario sobre la
medida y los canales disponibles para solicitar revisión. - Protección de datos personales
El tratamiento de datos personales asociado a AvaFlow se rige por la Política de Privacidad de AvaFlow,
el aviso de privacidad aplicable, la política de tratamiento de datos de la institución educativa y la
normativa colombiana de protección de datos personales, en particular la Ley 1581 de 2012 y sus
normas reglamentarias.
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La información de estudiantes, padres, acudientes y autorizados será tratada conforme a los roles de
Responsable y Encargado definidos en la normativa. Los derechos de los titulares podrán ejercerse a
través de los canales indicados en la Política de Privacidad y por la institución educativa
correspondiente.
- Propiedad intelectual
AvaFlow, su software, interfaces, diseños, marcas, documentación, bases tecnológicas, código y demás
elementos protegibles pertenecen a AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. o a sus respectivos licenciantes,
salvo los contenidos o datos cuya titularidad corresponda a la institución educativa, usuarios o terceros.
La aceptación de estos términos concede al usuario únicamente un derecho limitado, revocable, no
exclusivo y no transferible para utilizar AvaFlow durante la vigencia de su acceso y conforme a su
finalidad. No implica cesión de derechos de propiedad intelectual. - Responsabilidad y límites del servicio
AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. responde por la prestación tecnológica de AvaFlow en los términos
legal y contractualmente aplicables. Nada en estos Términos pretende excluir o limitar derechos o
responsabilidades que no puedan ser excluidos o limitados conforme a la legislación colombiana.
AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. no determina las reglas de custodia o entrega de cada institución
educativa, ni reemplaza las verificaciones humanas o protocolos institucionales. Tampoco será
responsable por información falsa suministrada por usuarios, uso indebido de credenciales,
incumplimiento de protocolos institucionales, decisiones adoptadas exclusivamente por la institución
educativa o indisponibilidades atribuibles a redes, dispositivos o servicios externos, sin perjuicio de las
responsabilidades que legalmente correspondan en cada caso. - Evidencia electrónica y trazabilidad
AvaFlow podrá conservar registros electrónicos de las operaciones realizadas, tales como identificador
de usuario, fecha y hora, estado de solicitudes, autorizaciones, eventos de seguridad y demás datos de
trazabilidad necesarios para la operación, seguridad, auditoría y atención de controversias, conforme a
la Política de Privacidad y a los períodos de conservación aplicables.
La legislación colombiana reconoce efectos jurídicos y valor probatorio a los mensajes de datos cuando
se cumplen las condiciones legales correspondientes. Por ello, las aceptaciones y operaciones
electrónicas podrán ser utilizadas como evidencia de las actuaciones realizadas en la plataforma. - Terminación y eliminación de cuenta
El usuario podrá solicitar la terminación o eliminación de su cuenta mediante los mecanismos habilitados
por AvaFlow o por la institución educativa, sujeto a las condiciones de seguridad y verificación
aplicables.
La eliminación de una cuenta no implica necesariamente la eliminación inmediata de todos los registros
relacionados con el estudiante o con eventos de salida y entrega. La institución educativa o AVATAR
TECHNOLOGY S.A.S., según el rol que corresponda, podrán conservar la información que deba
mantenerse por obligaciones legales, contractuales, de seguridad, auditoría, defensa de derechos o
cumplimiento de instrucciones legítimas del Responsable del Tratamiento. - Modificaciones de los Términos
Estos Términos y Condiciones podrán actualizarse por cambios legales, regulatorios, técnicos, de
seguridad o funcionales. Cuando una modificación sea material y requiera una nueva aceptación,
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AvaFlow podrá solicitar al usuario que revise y acepte la versión actualizada antes de continuar
utilizando determinadas funcionalidades.
La plataforma podrá conservar registro de la versión aceptada y de la fecha y hora de aceptación.
- Legislación aplicable y solución de inquietudes
Estos Términos y Condiciones se interpretarán conforme a las leyes de la República de Colombia. Las
inquietudes relacionadas con el funcionamiento tecnológico de AvaFlow podrán dirigirse a los canales de
soporte habilitados por la institución educativa o a AVATAR TECHNOLOGY S.A.S., según corresponda.
Las controversias se tramitarán ante las autoridades y por los mecanismos legalmente competentes, sin
afectar los derechos irrenunciables que correspondan a los usuarios. - Contacto del operador tecnológico
AVATAR TECHNOLOGY S.A.S.
NIT: 901263115-5
Dirección: Calle 57 # 46 – 103
Teléfono: 3014280329
Correo electrónico: sistemas@avatar.com.co - Aceptación electrónica
Al marcar la casilla “Acepto los Términos y Condiciones de AvaFlow” y continuar con el registro o uso de
la plataforma, el usuario manifiesta su aceptación de la versión vigente de este documento. La
autorización para tratamiento de datos personales y, cuando aplique, la autorización expresa
relacionada con datos biométricos se gestionarán de manera diferenciada conforme al Aviso y la Política
de Privacidad de AvaFlow.