AVAFLOW

POLÍTICA DE PRIVACIDAD

Gestión segura de salida y entrega de estudiantes

Operador tecnológico	AVATAR TECHNOLOGY S.A.S.
NIT	901263115-5
Domicilio	Calle 57 # 46 – 103, Colombia
Contacto de privacidad	sistemas@avatar.com.co · 3014280329
Versión / fecha	1.0 · agosto de 2026

1. Objeto y alcance

Esta Política de Privacidad explica cómo la plataforma AvaFlow trata información personal para gestionar y controlar la salida de estudiantes y apoyar su entrega segura a padres, madres, acudientes o personas autorizadas por la institución educativa. Aplica a la aplicación web, aplicaciones móviles y componentes tecnológicos de AvaFlow que se encuentren habilitados por la institución contratante.

AvaFlow es un servicio contratado por instituciones educativas. Respecto de los datos personales que la institución incorpora, consulta o trata para gestionar la salida de sus estudiantes, la institución educativa determina las finalidades y actúa como Responsable del Tratamiento; AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. trata dichos datos por cuenta de la institución y actúa como Encargado del Tratamiento, conforme a sus instrucciones y al contrato aplicable.

AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. podrá actuar como Responsable respecto de información que determine tratar para sus propias finalidades legítimas, por ejemplo datos de contacto para soporte, seguridad de sus sistemas o gestión contractual. Esos tratamientos se rigen también por su Política Institucional de Tratamiento de Datos Personales.

2. Marco de privacidad

El tratamiento se realizará de acuerdo con la Ley 1581 de 2012, sus normas reglamentarias y demás disposiciones colombianas aplicables sobre protección de datos personales. Los datos biométricos son datos sensibles y requieren salvaguardas reforzadas. Las reglas de privacidad de tiendas de aplicaciones también exigen transparencia sobre los datos que una aplicación accede, recopila, utiliza, comparte, conserva y elimina.

3. Datos que puede tratar AvaFlow

Datos de registro del padre, madre, acudiente o persona autorizada: nombre, apellidos, tipo y número de identificación, correo electrónico, teléfono y demás datos estrictamente requeridos por la institución.
Datos de cuenta y autenticación: credenciales, identificadores internos, estado de la cuenta y registros necesarios para controlar accesos.
Datos de relación con el estudiante: identificación del estudiante, institución, sede, curso o grupo y vínculo o autorización de la persona que solicita su entrega, según la configuración de la institución.
Datos operativos de salida: solicitud de retiro, fecha y hora, estado del proceso, persona autorizada, validaciones y registros de entrega necesarios para trazabilidad y seguridad.
Datos técnicos y de seguridad: dirección IP, fecha y hora de acceso, tipo de dispositivo o navegador, registros de sesión, eventos de seguridad y registros técnicos indispensables para operación, auditoría y prevención de accesos no autorizados.
Datos biométricos únicamente cuando la funcionalidad habilitada implique su tratamiento, bajo las condiciones indicadas en la sección siguiente.

4. Registro y autenticación facial

AvaFlow puede utilizar autenticación facial para reforzar la verificación de identidad del padre, madre, acudiente o persona autorizada. El tratamiento biométrico se limitará a la finalidad de autenticación y seguridad para la cual haya sido habilitado.

Según la arquitectura informada para AvaFlow, el registro o referencia facial utilizada para autenticar al usuario permanece almacenada en el dispositivo móvil del usuario y la verificación se ejecuta localmente. AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. no recibe ni almacena en sus servidores la imagen facial, plantilla biométrica o representación matemática del rostro utilizada por el mecanismo local, salvo que una versión futura de la solución cambie expresamente esta arquitectura. Cualquier cambio deberá ser informado previamente y reflejado en esta Política.

El hecho de que el dato biométrico permanezca en el dispositivo reduce su circulación, pero no elimina las obligaciones de transparencia, seguridad y consentimiento aplicables cuando AvaFlow solicite o habilite su uso. La aplicación solicitará únicamente los permisos necesarios y utilizará las protecciones disponibles en el sistema operativo.

Cuando la legislación o las instrucciones del Responsable lo requieran, se solicitará autorización explícita para el tratamiento de datos sensibles y se informará que, por regla general, el titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. La institución deberá definir un mecanismo alternativo razonable de verificación cuando sea jurídicamente exigible o procedente.

5. Finalidades del tratamiento

Crear y administrar la cuenta del padre, madre, acudiente o persona autorizada.
Validar la identidad y controlar el acceso a AvaFlow.
Vincular al usuario con los estudiantes respecto de los cuales la institución haya verificado su relación o autorización.
Permitir solicitudes, autorizaciones y validaciones relacionadas con la salida y entrega segura del estudiante.
Informar a la institución educativa y a su personal autorizado sobre solicitudes y estados del proceso de salida.
Mantener trazabilidad de solicitudes, validaciones y entregas para fines de seguridad, auditoría, atención de incidentes y cumplimiento de instrucciones de la institución.
Enviar notificaciones operativas o de seguridad relacionadas con AvaFlow.
Prestar soporte técnico, diagnosticar fallas, prevenir fraude, accesos indebidos y proteger la disponibilidad e integridad de la plataforma.
Cumplir obligaciones legales, contractuales o requerimientos de autoridades competentes.
Generar métricas operativas y estadísticas para mejorar el servicio, procurando utilizar información agregada o anonimizada cuando la identificación no sea necesaria.

AvaFlow no utilizará los datos personales tratados por cuenta de la institución educativa para publicidad comportamental, venta de datos personales ni finalidades comerciales independientes incompatibles con las instrucciones del Responsable.

6. Información de niños, niñas y adolescentes

AvaFlow puede tratar información de estudiantes menores de edad porque su función principal está vinculada a su salida y entrega segura. La institución educativa, como Responsable, deberá asegurar la existencia de la base jurídica, autorizaciones y avisos que correspondan, respetando el interés superior y los derechos prevalentes de niños, niñas y adolescentes. AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. tratará esta información únicamente conforme a las instrucciones documentadas de la institución y no la utilizará para publicidad o perfilamiento comercial.

7. Compartición, transmisión y terceros

Los datos podrán ser accesibles para la institución educativa contratante y su personal autorizado, así como para proveedores tecnológicos estrictamente necesarios para alojar, operar, proteger o dar soporte a AvaFlow. AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. exigirá a los proveedores aplicables obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos acordes con la naturaleza del servicio.

Cuando existan servicios de infraestructura, notificaciones, correo, monitoreo de errores u otros terceros que impliquen transmisión o transferencia de datos, deberán identificarse en el inventario de proveedores de AvaFlow y reflejarse en las declaraciones de privacidad de las tiendas cuando corresponda. AvaFlow no vende datos personales.

8. Permisos del dispositivo

AvaFlow podrá solicitar acceso a funciones del dispositivo únicamente cuando sean necesarias para una característica utilizada por el usuario, por ejemplo cámara o mecanismos biométricos del sistema operativo. Los permisos se solicitarán en contexto y podrán administrarse desde la configuración del dispositivo. Si una funcionalidad puede prestarse razonablemente sin un permiso, se procurará ofrecer una alternativa.

9. Seguridad de la información

Cifrado de las comunicaciones mediante protocolos seguros cuando los datos se transmiten entre el dispositivo y los servicios de AvaFlow.
Controles de autenticación, autorización y separación de accesos por institución y rol.
Registros de auditoría y monitoreo de eventos relevantes para seguridad.
Medidas de respaldo, continuidad y gestión de vulnerabilidades acordes con los riesgos de la plataforma.
Acceso restringido del personal y proveedores a la información necesaria para sus funciones, sujeto a deberes de confidencialidad.
Minimización de datos y procesamiento local de la autenticación facial cuando la arquitectura habilitada lo permita.

Ningún sistema es absolutamente invulnerable. En caso de incidentes que comprometan datos personales, AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. actuará conforme al procedimiento de seguridad aplicable, informará al Responsable cuando corresponda y apoyará el cumplimiento de las obligaciones legales pertinentes.

10. Conservación y eliminación

Los datos tratados por cuenta de la institución educativa se conservarán durante el tiempo definido por el Responsable, el contrato y las obligaciones legales aplicables. Al terminar la relación o recibirse una instrucción válida de eliminación o devolución, AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. procederá conforme a las instrucciones del Responsable, salvo información que deba conservar temporalmente por una obligación legal, seguridad, prevención de fraude o defensa de derechos.

La información biométrica utilizada exclusivamente por el mecanismo local de autenticación permanecerá bajo el control del dispositivo y del sistema operativo. Su eliminación podrá producirse al retirar el registro biométrico del dispositivo, eliminar los datos locales de la aplicación o mediante los mecanismos que ofrezca el sistema operativo, según la implementación técnica.

11. Eliminación de cuenta y datos

Cuando AvaFlow permita crear una cuenta, el usuario dispondrá de un mecanismo accesible para solicitar su eliminación y la de los datos asociados que puedan ser suprimidos. La solicitud podrá requerir coordinación con la institución educativa, por ser esta el Responsable de los datos académicos y operativos tratados por AvaFlow. La eliminación de la cuenta no obliga a borrar registros que la institución deba conservar legítimamente por obligaciones legales, seguridad, trazabilidad o defensa de derechos; estos casos serán informados al solicitante.

Para publicación en las tiendas de aplicaciones, AvaFlow deberá mantener además un recurso web público y fácilmente localizable desde el cual pueda solicitarse la eliminación de la cuenta y los datos asociados, si la aplicación permite crear cuentas. En iOS, la opción de iniciar la eliminación deberá estar disponible dentro de la aplicación cuando aplique.

12. Derechos de los titulares

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización cuando legalmente corresponda.
Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
Presentar consultas y reclamos ante el Responsable y, una vez agotado el trámite correspondiente cuando aplique, acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
Revocar la autorización o solicitar la supresión cuando proceda legalmente.
Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos de la normativa aplicable.

Como regla general, las solicitudes relativas a datos de estudiantes, acudientes, autorizaciones de salida o registros definidos por la institución deben dirigirse a la institución educativa que actúa como Responsable. AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. prestará la asistencia necesaria como Encargado. Para asuntos de privacidad directamente relacionados con la operación tecnológica de AvaFlow puede escribirse a sistemas@avatar.com.co.

13. Decisiones y controles de la institución educativa

La institución educativa define quiénes pueden ser usuarios, qué estudiantes se vinculan, qué personas están autorizadas para retirarlos, cuáles registros deben conservarse y qué personal institucional puede consultarlos. AvaFlow constituye una herramienta tecnológica de apoyo y no sustituye los protocolos institucionales de seguridad, custodia, autorización y entrega de estudiantes.

14. Cookies y tecnologías similares

La aplicación web puede utilizar cookies o almacenamiento local estrictamente necesario para mantener sesiones, seguridad, preferencias y funcionamiento. Si se incorporan herramientas de analítica no esencial u otras tecnologías que requieran consentimiento, se actualizará esta Política y se implementarán los mecanismos de información y elección correspondientes.

15. Cambios a esta Política

Esta Política podrá actualizarse por cambios legales, funcionales, de seguridad o tecnológicos. La versión vigente se publicará en el sitio web oficial asociado a AvaFlow y, cuando los cambios sean sustanciales, se informará mediante la aplicación, correo electrónico u otro mecanismo apropiado.

16. Contacto

Operador tecnológico / Encargado: AVATAR TECHNOLOGY S.A.S.
NIT: 901263115-5
Dirección: Calle 57 # 46 – 103
Teléfono: 3014280329
Correo de privacidad y soporte: sistemas@avatar.com.co

Para ejercer derechos sobre información cuyo Responsable sea una institución educativa, el titular deberá utilizar preferentemente los canales de privacidad publicados por dicha institución. Si la solicitud llega a AVATAR TECHNOLOGY S.A.S., será gestionada o remitida conforme a las obligaciones contractuales y legales aplicables.

17. Vigencia

Esta Política rige a partir del de agosto de 2026. Versión 1.0.