Términos y Condiciones de Uso Schoolaroid
SCHOOLAROID
TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO
Plataforma de acompañamiento y análisis del acto educativo mediante audio, video e inteligencia
artificial
Operador tecnológico AVATAR TECHNOLOGY S.A.S.
NIT 901263115-5
Versión 1.0
Fecha de vigencia 14 de agosto de 2026
Documento sujeto a revisión jurídica y a las condiciones particulares acordadas con cada institución
educativa.
SCHOOLAROID | Términos y Condiciones
AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. · NIT 901263115-5 · sistemas@avatar.com.co
- Identificación y aceptación
Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso y uso de Schoolaroid por docentes, directivos,
coordinadores, supervisores académicos y demás usuarios autorizados por la institución educativa
correspondiente. Schoolaroid es operada tecnológicamente por AVATAR TECHNOLOGY S.A.S., NIT
901263115-5, con domicilio en Calle 57 # 46 – 103, teléfono 3014280329 y correo
sistemas@avatar.com.co.
Al registrarse, acceder o utilizar Schoolaroid, el usuario declara haber leído y aceptado estos Términos y
Condiciones. La aceptación podrá constar mediante casilla de verificación, botón de aceptación u otro
mecanismo electrónico que permita conservar evidencia de la manifestación de voluntad. La legislación
colombiana reconoce efectos jurídicos a los mensajes de datos y permite que la oferta y aceptación
contractual se expresen electrónicamente.
Si el usuario no está de acuerdo con estos términos, deberá abstenerse de utilizar Schoolaroid y acudir
a los canales o procedimientos alternativos que la institución educativa tenga habilitados, cuando
correspondan. - Naturaleza y alcance de Schoolaroid
Schoolaroid es una herramienta tecnológica contratada por instituciones educativas para acompañar al
docente en el desarrollo de sus clases, mediante la captura autorizada de audio o video, su
procesamiento y análisis, y la generación de información orientativa sobre la alineación del contenido
impartido con la estructura curricular, así como sobre aspectos comunicativos y pedagógicos del acto
educativo.
Dependiendo de la configuración contratada y de las reglas definidas por cada institución educativa,
Schoolaroid puede incluir, entre otras, las siguientes funcionalidades:
Grabación o captura de audio y/o video de clases presenciales, virtuales o híbridas;
Integración como asistente virtual en plataformas de videoconferencia o entornos digitales
habilitados;
Transcripción y organización del contenido de las sesiones, cuando la funcionalidad se encuentre
habilitada;
Comparación del contenido impartido con la estructura curricular, plan de módulo, asignatura,
resultados de aprendizaje u otros referentes suministrados por la institución;
Análisis de aspectos del acto educativo, tales como claridad, ritmo, tono, participación, distribución
del tiempo u otras métricas habilitadas;
Generación de recomendaciones, alertas, resúmenes, indicadores y sugerencias de mejora para
apoyar la práctica docente;
Registro de eventos, fecha, hora, sesiones y trazabilidad de las operaciones realizadas en la
plataforma;
Otras funcionalidades complementarias habilitadas por la institución educativa dentro del alcance del
servicio.
Schoolaroid es un medio de apoyo tecnológico y pedagógico. No sustituye el criterio profesional del
docente, la supervisión académica institucional, los procesos de evaluación formal ni las decisiones
humanas que correspondan a la institución educativa. - Roles de AVATAR TECHNOLOGY y de la institución educativa
La institución educativa contrata Schoolaroid y determina las reglas operativas aplicables a su uso,
incluyendo qué usuarios pueden acceder, qué clases o sesiones pueden ser registradas, qué referentes
curriculares serán utilizados, qué análisis estarán habilitados, quién puede consultar los resultados y
durante cuánto tiempo se conservará la información, conforme a la legislación y a sus políticas internas.
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AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. suministra y opera la plataforma tecnológica. Respecto de los datos
personales tratados por cuenta de la institución educativa para la prestación de Schoolaroid, AVATAR
TECHNOLOGY S.A.S. actúa, en términos generales, como Encargado del Tratamiento y la institución
educativa como Responsable del Tratamiento, sin perjuicio de aquellos datos respecto de los cuales
AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. pueda actuar como Responsable por una finalidad propia y legítima,
caso en el cual informará dicha condición conforme a la normativa aplicable.
Las decisiones académicas, pedagógicas, disciplinarias, administrativas o laborales corresponden a la
institución educativa. Schoolaroid no adopta por sí sola decisiones sobre evaluación docente,
permanencia, promoción, sanciones o consecuencias laborales, y sus análisis deben ser interpretados
como insumos de apoyo sujetos a revisión humana.
- Registro y cuenta de usuario
Para utilizar las funcionalidades que requieran autenticación, el usuario deberá registrarse o acceder
mediante los mecanismos habilitados por la institución educativa y proporcionar información verdadera,
completa, exacta y actualizada. El usuario declara que cuenta con autorización para utilizar Schoolaroid
dentro del ámbito institucional correspondiente.
El usuario es responsable de mantener bajo su control sus credenciales, dispositivos y mecanismos de
autenticación. No deberá compartir códigos, contraseñas, enlaces de acceso, sesiones activas ni otros
mecanismos de seguridad con terceros no autorizados.
El usuario deberá informar oportunamente a la institución educativa o a los canales de soporte
habilitados si detecta pérdida del dispositivo, acceso no autorizado, suplantación, uso indebido de su
cuenta o cualquier circunstancia que pueda comprometer la seguridad de Schoolaroid o la
confidencialidad de las grabaciones, transcripciones, análisis o resultados. - Gestión de grabaciones, sesiones e integraciones
La captura de audio o video de clases, así como la incorporación de Schoolaroid como asistente virtual
en una sesión, estará sujeta a las políticas, autorizaciones, avisos y procedimientos definidos por la
institución educativa. La institución es responsable de determinar cuándo procede la grabación y de
informar a docentes, estudiantes y demás participantes conforme a la normativa aplicable.
Cuando el usuario inicie, programe o habilite una grabación o integración, declara que lo hace dentro de
las facultades otorgadas por la institución educativa y que respetará las restricciones de acceso, uso,
conservación y divulgación establecidas. Schoolaroid podrá mostrar avisos o indicadores destinados a
informar que una sesión está siendo registrada o procesada.
La existencia de una funcionalidad técnica de grabación no constituye por sí sola autorización jurídica
para registrar una clase. Si existen restricciones legales, institucionales, contractuales o derivadas de la
presencia de niños, niñas y adolescentes, la institución educativa deberá aplicar las medidas y
autorizaciones que correspondan antes de utilizar dicha funcionalidad. - Análisis automatizado e inteligencia artificial
Schoolaroid puede utilizar técnicas de procesamiento automatizado, analítica e inteligencia artificial para
transcribir, resumir, clasificar o comparar el contenido de una clase y generar indicadores o
recomendaciones sobre su alineación curricular y sobre aspectos comunicativos o pedagógicos, tales
como tono, claridad, ritmo, participación, uso del tiempo u otros parámetros habilitados.
Los resultados generados por Schoolaroid son estimaciones y herramientas de apoyo. Pueden contener
errores, omisiones o interpretaciones imprecisas y no deben considerarse una valoración definitiva del
desempeño docente, del aprendizaje de los estudiantes ni del cumplimiento institucional. La institución
educativa deberá asegurar una revisión humana adecuada antes de utilizar estos resultados para
decisiones relevantes.
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El usuario reconoce que la calidad de los resultados puede depender de factores como calidad del audio
o video, ruido ambiental, idioma, conectividad, duración de la sesión, calidad de los documentos
curriculares proporcionados y configuración de los modelos o servicios utilizados. AVATAR
TECHNOLOGY S.A.S. podrá actualizar los métodos de análisis para mejorar la funcionalidad,
respetando las obligaciones contractuales y de protección de datos aplicables.
- Obligaciones del usuario
El usuario se compromete a:
Utilizar Schoolaroid únicamente para fines legítimos, académicos, pedagógicos o institucionales
autorizados;
Respetar los protocolos institucionales y las reglas aplicables a la grabación, acceso y uso de clases
y contenidos;
Verificar cuidadosamente los análisis, transcripciones, recomendaciones e indicadores antes de
utilizarlos como soporte de una actuación o decisión;
Proteger su cuenta, dispositivos, grabaciones, transcripciones y demás información a la que tenga
acceso;
No suplantar personas ni intentar acceder a información, sesiones, grabaciones o funciones no
autorizadas;
No manipular, interferir, descompilar, vulnerar o intentar evadir controles de seguridad de la
plataforma, salvo los derechos que no puedan ser limitados legalmente;
No utilizar Schoolaroid para acosar, vigilar indebidamente, discriminar, divulgar contenidos de
manera no autorizada o realizar actividades contrarias a la ley;
Cumplir las instrucciones, políticas de privacidad, protocolos académicos y lineamientos establecidos
por la institución educativa. - Obligaciones y facultades de la institución educativa
La institución educativa es responsable de definir y comunicar las condiciones de uso de Schoolaroid;
determinar las clases, usuarios y funcionalidades habilitadas; suministrar o validar los referentes
curriculares; establecer roles y permisos; informar adecuadamente a las personas involucradas; y
gestionar las autorizaciones o bases jurídicas que correspondan para la captura y tratamiento de audio,
video y demás información.
La institución podrá establecer controles adicionales, limitar el acceso a determinadas grabaciones o
resultados, suspender funcionalidades, exigir revisión humana, definir períodos de conservación y utilizar
procedimientos alternativos cuando lo considere necesario para proteger los derechos de docentes,
estudiantes y demás participantes o para cumplir obligaciones legales, contractuales o institucionales. - Notificaciones y comunicaciones
Schoolaroid puede enviar notificaciones relacionadas con sesiones programadas, inicio o finalización de
grabaciones, disponibilidad de transcripciones o análisis, alertas curriculares, recomendaciones,
seguridad, cambios operativos y funcionamiento del servicio. Las notificaciones tienen carácter
informativo y su recepción puede depender de la conectividad, configuración del dispositivo y
disponibilidad de servicios de terceros.
El usuario no deberá interpretar una notificación, indicador o recomendación como una decisión
institucional definitiva. Deberá atender el contexto de la información mostrada por Schoolaroid y las
instrucciones de la institución educativa. - Disponibilidad, mantenimiento y continuidad
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AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. procurará mantener Schoolaroid disponible y aplicar medidas
razonables de seguridad, mantenimiento y continuidad. Sin embargo, pueden presentarse interrupciones
por mantenimiento, actualizaciones, fallas de telecomunicaciones, plataformas de videoconferencia,
servicios de inteligencia artificial o terceros, fuerza mayor, incidentes de seguridad u otras circunstancias
técnicas.
Cuando Schoolaroid no se encuentre disponible, la institución educativa y sus usuarios deberán utilizar
los procedimientos alternativos definidos para el desarrollo, registro, acompañamiento o supervisión de
las actividades académicas. La plataforma no debe considerarse el único mecanismo para cumplir
obligaciones académicas o administrativas.
- Uso adecuado y suspensión de acceso
AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. o la institución educativa, según corresponda, podrán restringir o
suspender el acceso cuando existan indicios de fraude, suplantación, grabación no autorizada,
divulgación indebida, riesgo para la seguridad o privacidad, incumplimiento de estos términos, uso
abusivo, requerimiento de autoridad, terminación de la relación con la institución o necesidad técnica
justificada.
Cuando sea razonablemente posible y no se comprometa la seguridad, la privacidad o una
investigación, se informará al usuario sobre la medida y los canales disponibles para solicitar revisión. - Protección de datos personales
El tratamiento de datos personales asociado a Schoolaroid se rige por la Política de Privacidad de
Schoolaroid, el aviso de privacidad aplicable, la política de tratamiento de datos de la institución
educativa y la normativa colombiana de protección de datos personales, en particular la Ley 1581 de
2012 y sus normas reglamentarias.
La información de docentes, estudiantes y demás participantes, incluidas las grabaciones de audio o
video, transcripciones, identificadores, registros de uso y resultados asociados, será tratada conforme a
los roles de Responsable y Encargado definidos en la normativa. Los derechos de los titulares podrán
ejercerse a través de los canales indicados en la Política de Privacidad y por la institución educativa
correspondiente. - Propiedad intelectual
Schoolaroid, su software, interfaces, diseños, marcas, documentación, modelos, bases tecnológicas,
código y demás elementos protegibles pertenecen a AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. o a sus
respectivos licenciantes, salvo los contenidos, materiales académicos, documentos curriculares,
grabaciones u otros datos cuya titularidad corresponda a la institución educativa, docentes, usuarios o
terceros.
La aceptación de estos términos concede al usuario únicamente un derecho limitado, revocable, no
exclusivo y no transferible para utilizar Schoolaroid durante la vigencia de su acceso y conforme a su
finalidad. El procesamiento de contenidos para prestar las funcionalidades contratadas no implica, por sí
mismo, cesión de derechos de propiedad intelectual sobre dichos contenidos a AVATAR TECHNOLOGY
S.A.S. - Responsabilidad y límites del servicio
AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. responde por la prestación tecnológica de Schoolaroid en los términos
legal y contractualmente aplicables. Nada en estos Términos pretende excluir o limitar derechos o
responsabilidades que no puedan ser excluidos o limitados conforme a la legislación colombiana.
AVATAR TECHNOLOGY S.A.S. no sustituye el criterio pedagógico, académico, administrativo o laboral
de la institución educativa ni garantiza que los análisis automatizados sean infalibles o exhaustivos.
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Tampoco será responsable por grabaciones efectuadas sin la autorización correspondiente, información
o referentes curriculares incorrectos suministrados por usuarios o instituciones, interpretaciones
realizadas sin revisión humana, uso indebido de credenciales, incumplimiento de protocolos
institucionales o indisponibilidades atribuibles a redes, dispositivos, plataformas de videoconferencia o
servicios externos, sin perjuicio de las responsabilidades que legalmente correspondan en cada caso.
- Evidencia electrónica y trazabilidad
Schoolaroid podrá conservar registros electrónicos de las operaciones realizadas, tales como
identificador de usuario, fecha y hora, sesiones, estado de procesamiento, accesos, eventos de
seguridad, versiones de documentos, resultados y demás datos de trazabilidad necesarios para la
operación, seguridad, auditoría y atención de controversias, conforme a la Política de Privacidad y a los
períodos de conservación aplicables.
La legislación colombiana reconoce efectos jurídicos y valor probatorio a los mensajes de datos cuando
se cumplen las condiciones legales correspondientes. Por ello, las aceptaciones y operaciones
electrónicas podrán ser utilizadas como evidencia de las actuaciones realizadas en la plataforma. Lo
anterior no implica que un análisis automatizado constituya, por sí solo, prueba concluyente sobre la
calidad o desempeño de un docente. - Terminación y eliminación de cuenta
El usuario podrá solicitar la terminación o eliminación de su cuenta mediante los mecanismos habilitados
por Schoolaroid o por la institución educativa, sujeto a las condiciones de seguridad, verificación y roles
aplicables.
La eliminación de una cuenta no implica necesariamente la eliminación inmediata de grabaciones,
transcripciones, análisis, evidencias o registros relacionados con actividades institucionales. La
institución educativa o AVATAR TECHNOLOGY S.A.S., según el rol que corresponda, podrán conservar
la información que deba mantenerse por obligaciones legales, contractuales, de seguridad, auditoría,
defensa de derechos o cumplimiento de instrucciones legítimas del Responsable del Tratamiento. - Modificaciones de los Términos
Estos Términos y Condiciones podrán actualizarse por cambios legales, regulatorios, técnicos, de
seguridad, funcionales o asociados a los métodos de procesamiento y análisis utilizados por
Schoolaroid. Cuando una modificación sea material y requiera una nueva aceptación, Schoolaroid podrá
solicitar al usuario que revise y acepte la versión actualizada antes de continuar utilizando determinadas
funcionalidades.
La plataforma podrá conservar registro de la versión aceptada y de la fecha y hora de aceptación. - Legislación aplicable y solución de inquietudes
Estos Términos y Condiciones se interpretarán conforme a las leyes de la República de Colombia. Las
inquietudes relacionadas con el funcionamiento tecnológico de Schoolaroid podrán dirigirse a los
canales de soporte habilitados por la institución educativa o a AVATAR TECHNOLOGY S.A.S., según
corresponda. Las controversias se tramitarán ante las autoridades y por los mecanismos legalmente
competentes, sin afectar los derechos irrenunciables que correspondan a los usuarios. - Contacto del operador tecnológico
AVATAR TECHNOLOGY S.A.S.
NIT: 901263115-5
Dirección: Calle 57 # 46 – 103
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Teléfono: 3014280329
Correo electrónico: sistemas@avatar.com.co
- Aceptación electrónica
Al marcar la casilla “Acepto los Términos y Condiciones de Schoolaroid” y continuar con el registro o uso
de la plataforma, el usuario manifiesta su aceptación de la versión vigente de este documento. La
autorización para tratamiento de datos personales y, cuando corresponda, las autorizaciones
relacionadas con grabación, audio, video u otros tratamientos sujetos a autorización se gestionarán
conforme al Aviso y la Política de Privacidad de Schoolaroid y a los procedimientos definidos por la
institución educativa.